Productivitatea începe unde se termină lenea. Lenevirea e acea activitate deosebit de plăcută, care presupune efort zero și care mie îmi place foarte tare. Dar chiar și lenevia poate fi productivă. Stimulează procesele inovative, ajută la găsirea soluției. Bine, cu condiția să-i oferi problemei timp și să nu te flagelezi pentru timpul oferit. Da, așa raționalizează leneșii de copac. E drept că au și unele argumente.
Angajatorii își închipuie că oamenii sunt roboți. Iar angajații tind să se comporte asemeni unor roboți ca să-și păstreze o imagine bună în ochii șefilor, pentru că ce poate fi mai important decât imaginea bună, adică reputația? De reputație ne ocupăm în alt articol. Revenind, și unii, și alții uită de enorma putere a emoțiilor. Îți reamintesc, emoțiile sunt produse biologice și culturale, nu psihologice după cum ne învață acele cursuri și manuale vetuste. Lenevirea e atât de intricată naturii de animal. Iar oamenii sunt aceste vietăți emoționale și doar cu efort raționale. Elefantul din tine (puteam scrie porcul sau maimuța) caută să lenevească fără griji și să se distreze mai tot timpul chiar și la aceia mai harnici dintre noi. (N-ai vrea să-l cunoști pe al meu, un monument de hărnicie!). Tu, vizitiul – un proces conștient și rațional, cum faci să-l împaci pe Elefant? Prefer cu elefantul datorită disproporției cu vizitiul, omulețul care stă pe grumazul său.
Mai înainte de orice altceva, gestionezi starea emoțională.
Puțini, foarte puțini oameni se pricep la trebușoara asta. Da, deoarece foarte puțin oameni (mai ales de la noi) fac exerciții fizice în mod sistematic. Poate nu știai, dar afli acum, starea emoțională e strâns legată de mișcarea fizică suficientă (nevoile sunt diferite de la om la om). Studiile empirice sunt cu sutele și toate converg spre această idee: exercițiul fizic cultivă bunăstarea emoțională.
Când îți începi ziua, calmul (sau bunăstarea emoțională) susține realizarea sarcinilor prin păstrarea focalizării pe ele. Dar nici prea mult calm că seamănă a altceva. (Ca moment publicitar, la cursul meu ACT, studenții învață un exercițiu simplu de amorsare a stării de calm. Pe măsura antrenamentului de tip budist cu influențe Shaolin și Kung-Fu Panda, ajung să intre în pacea Zen la plesnetul unei palme și un cub de gheață. Glumesc, desigur. Exercițiul de amorsare se cheamă genuflexiuni).
Odată ajunsă la serviciu, telefonul sună și plouă cu meteoriți, pardon, cu emailuri. Urmează să-ți petreci întreaga zi reacționând? Adică, vei răspunde la orice e aruncat spre tine de parcă joci un tenis interminabil cu mai mulți jucători de partea cealaltă a fileului? Cei mai mulți oameni așa își petrec ziua de lucru. Evident, ”ploaia de meteoriți” duce la creșterea stresului. Cercetarea arată că modul cum începi ziua are un impact enorm asupra productivității. Mai mult, vei fi mult mai tentată să amâni când ești într-o stare negativă.
Strategia derivată din situația de față ar fi să te pregătești cu cei mai grozavi antrenori ca să te descurci pe terenul de tenis? Da, e o strategie. Unii angajatori își trimit oamenii la ședințe de coaching/training. Însă, foarte puțini ”antrenori” cunosc principii psihologice validate științific. Nu cred că au avut timp și poftă să studieze manuale și articole de specialitate. De aceea, eficiența sesiunilor de training/coaching rămâne sub semnul întrebării.
Dacă mă întrebi, cred numai în eficiența unui ”coaching on the job”, deoarece e puternic orientat pe rezultate imediate specifice jobului. Pe românește, avem ucenicie la locul de muncă când învățăcelul deprinde meserie sub îndrumarea unui meseriaș, dar autentic interesat să-și dea meseria mai departe.
Vrei o strategie alternativă? De ce nu, mai ales că e gratuită. Cum ar fi să ieși din teren, cel puțin o vreme, mai exact o oră, maxim două dis-de-dimineața? Cum ar fi dacă renunți vreo oră sau două la verificarea emailurilor și îți planifici ziua, ca apoi, să lucrezi la acele activități ce îți creează plus valoare?
Productivitatea începe cu un plan bun.
De obicei, pe o săptămână în avans. Ai și tu to-do liste? Și reușești să realizezi tot ceea ce ai pus în listă? Să ghicesc? E foarte probabil că nu. Deoarece, acea to-do listă e bolânzeală curată. Creează migrene numai când o privești? Să-ți spun un secret, căci mă știi o fire compasională.
Devin inutile când treci pe ele totul. Odată ce faci asta, poți începe să tai cât mai multe treburi în funcție de urgență și să lași ceea ce e extrem de urgent. Poftim? Tot sunt multe? Înseamnă că n-ai tăiat suficient. Mai taie din ele și dacă tot mai sunt, atunci deleagă. N-ai cui? Iată o problemă ce merită rezolvată.
Mai sunt inutile când sunt nespecifice, ambigui sau vagi. Spre exemplu, ”să mă văd cu amicul X” e o sarcină formulată vag. Cum ar fi să formulezi asta cât mai precis? Probabil, o întâlnire începe cu un telefon? Sau cu un timp alocat dacă timpul îți e amanetat?
Apoi, când desemnezi un timp din calendar pentru sarcini, ele devin, nu-i așa, mai concrete. Altfel, to-do listele rămân niște ficțiuni iritante. Dacă nu estimezi un timp pentru treburi (cât durează? Și când te apuci?), atunci te programezi pentru abandonul lor.
Planificarea – ancorarea în timp și spațiu a acțiunilor/sarcinilor (prin estimarea duratei și orele de start) funcționează ca o busolă (concretă, dar și internă) care îți arată direcția corectă.
Dar, mare atenție la eroarea de planificare. Estimările noastre vizavi de durata realizării sunt optimiste chiar și în cel mai rău scenariu. Deci, ce ai de făcut? Mai adaugă. Comentezi cum că sunt inutile, deoarece alte solicitări bruiază realizarea lor. Chiar și așa, planificarea (cu calendarul, da?) te va ajuta. Ele ajung suspendate în mintea ta și așteaptă rezolvarea. Altfel, riști irosirea timpului și amânarea lor. Desemnarea duratei de rezolvare poate reduce imboldul amânării. Decizia programării lucrului a fost luată (ancorată în timp-spațiu). N-ai o alta de luat. Acuma, sper să nu fi înțeles că planul e bătut în cuie. Suplețea mintală te va ajuta să navighezi în planul tău zilnic și săptămânal. Rostul lui e asemeni busolei folosită de un aventurier pe cărări de munte.
Oricât de bun e planul, nu face două parale dacă nu te descurci cu distragerile, acele lucruri care te întrerup. Iată problema princeps din vremurile noastre. Oamenii fac în prezent performanță la atenție concentrată, fiindcă sunt ajutați de Whatsapp, Google, Facebook, sms, alarme, discuții cu colegii, emailuri, poke-uri și altele. Glumesc. Toți acești ”prieteni” îți fac cu ochiul și emit sunete plăcute cu insistență. Ei fac parte din tabăra de vacanță numită ”distrageri plăcute”. Sunt atât de frecvente, încât oamenii abandonează lucrul început, urmând apoi, să-l amâne (la nesfârșit?), deoarece sunt concentrați pe prietenii digitali (ecrane luminoase și animate).
Ai dificultăți de concentrare?
Dacă da, te asigur că problema nu ține de atenția ta, ci de limitarea distragerilor. Focalizarea atenției în mod susținut ca să poți rezolva o sarcină complexă presupune să elimini sau să reduci potențiale distrageri. Ce poți face? Te pitulezi undeva departe de distrageri. Îți organizezi spațiul de lucru de-o așa manieră care să-ți permită concentrarea susținută (cu cât mai puțin spre deloc întreruperi). Altfel, ai mari șanse să te transformi într-o creatură stupidă. Glumesc, pe jumătate. Rezultatele coroborate ale studiilor arată că cea mai facilă și puternică metodă de a-ți schimba comportamentul constă în modificarea mediului în care te afli.
O atenție laser-focus e garantată de anticiparea și eliminarea/reducerea cât mai multor distrageri.
În ședințele mele private, întâlnesc oameni de-o hărnicie și un simț al datoriei de invidiat. Orice angajator și-ar dori asemenea oameni, mai ales, că toți aceștia se întreabă de ce nu reușesc să-și rezolve sarcinile de serviciu corect, repede și pe toate. Și mă consultă ca să descopere ce poate fi în neregulă cu ei (printre altele).
De ce e imposibil să faci totul? Bănuiești răspunsul? E unul simplu, dar complex d.p.d.v. psihologic. Deoarece, vrei să faci prea multe lucruri. (Asta da complexitate!). Iar dacă munca e prost organizată de către manager, ajungi rapid în situația supra-încărcării (știi tu, pe principiul Pareto). Totuși, nu ține doar de abilitățile managerului. Depinde și de tine. Înainte să faci multe lucruri, te poate ajuta această întrebare: Chiar e necesar să le fac toate? Important nu e să rezolvi oricare lucruri repede și corect. Contează să rezolvi acele lucruri importante. Nu orice mărunțiș rezolvat bine contează în activitatea de ansamblu.
Din observațiile mele coroborate cu alte altora, oamenii productivi au rutine sau, mai general, un sistem prin care își duc la bun sfârșit treburile. De aceea, organizațiile eficiente dezvoltă proceduri, dar, atenție, nu ca să-și înfrâneze activitățile. Ci ca să-și asigure un flux continuu de activități/procese (analiza și corectarea lor se cheamă ”business process management”). Organizațiile sunt compuse din oameni care lucrează pe bază de proceduri; proceduri care asigură automatizarea lucrului în loc să taxeze resursele limitate de voință, pentru că taxarea lor ar duce ineluctabil la erori. (vezi și tu cum instituțiile bugetate de stat sunt campioane).
Oamenii productivi își creează rutine care îi ajută să lucreze eficient.
Una din rutine constă într-o listă pe care sunt trecute foarte puține lucruri ce urmează a fi realizate. Ei caută să discearnă între lucrul superficial sau mărunt și lucrul de profunzime, de valoare.
Da, da, ce privești cu ochii mari de melc cotobelc?! Ei se îngrijesc de foarte puține activități, deoarece nu cantitatea contează. Oamenii productivi fac lucrul de profunzime, de calitate și care generează valoare. Spre deosebire, oamenii mai puțin productivi tind să se împrăștie în multe activități și spun ”da” la mai multe sarcini mărunte decât pot duce sau decât e necesar. De obicei, se petrece așa, fiindcă nu au priorități și nu știu ce anume exact vor să realizeze (problema cu scopurile smart). O altă explicație poate fi jena refuzului – le vine greu sau nu știu cum să refuze (abilități asertive).
Faci foarte puține lucruri, dar cu dăruire maximă.
Nu orice îți e necesar sau esențial. Motiv pentru care, ți-ar putea fi de ajutor această întrebare: ”Ce anume creează valoare reală în viața mea?” Apoi, încerci să elimini orice altceva din program (în limitele realității). Studiile psihologice pe expertiză în multe domenii ne arată cum un om, așa ca tine și ca mine, într-o viață de om, se poate pricepe simultan la una, două ori trei activități/ocupații (dacă nu are copii în grijă! Și nici relație de cuplu sau o viață socială solicitantă!). Prin urmare, dacă ai nevoie de un meseriaș (în orice), sfatul meu e să cauți unul care se ocupă doar de acel lucru (maxim două), deoarece în rest e foarte probabil să fie un diletant (sau șarlatan?).
Am ajuns la final și încheiem minicursul cu un rezumat după cum se cuvine. Așadar, strategiile prin care îți poți crește productivitatea sunt:
- Gestionarea stării emoționale înainte de a trece la treabă, deoarece o stare bună susține focalizarea atenției.
- Planificarea conectată la timpi și formulată în termeni specifici susține realizarea treburilor și reduce impulsul amânării.
- Concentrarea susținută a atenției poate fi asigurată prin eliminarea sau reducerea distragerilor. (smartphone, email, facebook, surfing, sms și altele).
- Rutinele (sau un sistem de lucru) sprijină o muncă productivă.
- Să diferențiezi între lucrul mărunt și lucrul valoros contribuie la sentimentul valorii personale (te mai simți și împlinit, nu doar roboțel).
- Să faci foarte puține lucruri dar să te dedici cu pasiune, deoarece contează lucrul făcut temeinic, nu fușăreala. (Doamne, atât de frecventă!)